kintoneのポータルが使いにくい原因｜部署別に整理する具体的方法
kintoneのポータルが使いにくい原因｜部署別に整理する具体的方法
「kintoneを導入してから、アプリがどんどん増えてポータル画面がごちゃごちゃになってきた…」
「社員から『目的のアプリが見つからない』『どこにあるかわからない』という声が増えているけど、管理者が自分1人で対応するのはもう限界…」
そのようなお悩みを持つkintone管理者の方は多いのではないでしょうか。
kintoneはノーコードで業務アプリを作れる便利なツールです。しかし、活用が進むほどアプリ数が増え、ポータル画面が整理しきれなくなるという課題が生まれやすいのも事実です。
この記事では、kintoneのポータルが使いにくくなる原因を整理したうえで、部署別に整理する具体的な方法を5つご紹介します。自社の状況に合った解決策を見つけていただける内容です。
この記事でわかること
- kintoneのポータルが使いにくくなる3つの原因
- 部署別に整理するための具体的な方法5選（難易度・費用付き）
- 管理者1〜2名の中小企業でも無理なく実践できる方法
- ノーコードで部署別ポータルを実現するツールの紹介
kintoneのポータルが「使いにくい」と感じる場面
kintoneを導入したばかりの頃は、アプリ数も少なくポータルはシンプルで使いやすい状態です。しかし、業務のデジタル化が進むにつれ、次のような状況が起きていませんか。
- アプリが30〜50個以上に増え、目的のアプリを探すのに毎回時間がかかる
- 営業担当者に経理のアプリが表示され、関係のない情報が混在している
- スペースのポータルも整理できておらず、「あのアプリどこにある？」という質問が絶えない
- 管理者が1〜2名しかいないため、ポータルの整理が後回しになっている
- 「kintoneって使いにくいね」という声が増えて、活用が進まなくなっている
これらの悩みは、kintoneを熱心に活用してきた証でもあります。しかし、ポータルが使いにくいままでは、社員がkintoneから離れてしまい、せっかくの投資が活かされなくなってしまいます。
ポータルはkintoneの「入口」です。入口が整理されていないと、社員はkintoneを開くたびにストレスを感じ、活用の定着も遠のいてしまいます。
kintoneのポータルが使いにくくなる3つの原因
なぜkintoneのポータルは使いにくくなるのでしょうか。まずは原因を正確に把握することが、解決への第一歩です。
原因① アプリが際限なく増え続ける
kintoneはノーコードで誰でもアプリを作れるため、各部署や担当者が独自にアプリを作成し続けます。1年・2年と運用を続けると、アプリ数が30〜50個を超えることも珍しくありません。
アプリ数が増えると、ポータルのアプリ一覧に収まりきらず「さらに表示」を何度も押さなければならなくなります。また、もう使われなくなったアプリも一覧に残り続けるため、ますます画面が混雑してしまいます。
原因② kintoneのデフォルトポータルは「全員共通」の仕様
kintoneの標準ポータルは、すべてのユーザーに対して同じ画面を表示する仕様です。部署や役職に関係なく、全員が同じアプリ一覧を見ることになります。
そのため、営業担当者に経理や製造管理のアプリが表示されたり、パート社員に管理者向けのアプリが見えてしまったりします。「自分には関係ない情報」が画面を埋め尽くすことで、必要なアプリへのアクセスが難しくなり、使いにくさを感じる原因になります。
原因③ 管理者のリソースが足りない
中小企業ではkintone管理者が1〜2名を兼任しているケースがほとんどです。日常業務をこなしながら、ポータルの整理・設計・運用まで担当するのは現実的に難しく、「いつかやろう」と後回しになりがちです。
また、部署ごとに表示を切り替えるためにはJavaScriptやCSSなどの専門知識が必要になる場合もあり、「技術的なハードルが高くて手が出せない」という壁がさらに管理者を追い詰めてしまいます。
kintoneのポータルを部署別に整理する方法5選
それでは、具体的な解決策を難易度と費用とともにご紹介します。
方法① kintoneの標準設定でアプリを整理する
難易度：★（初心者でも可能） 費用：無料
kintoneのポータルにある「お知らせ掲示板」を編集して、部署ごとにアプリへのリンクを整理する方法です。お知らせ掲示板の編集画面で「営業部」「経理部」などの見出しを作り、その下にアプリアイコンとリンクを並べることで、簡易的な部署別のアプリ一覧を作れます。
管理者設定の知識がなくても、リッチエディタ上でリンクを追加するだけなので、最も手軽に始められる方法です。
向いている企業：アプリ数が少なく、まず手軽に改善したい場合
限界：ユーザーごとに表示を切り替えることはできず、全員に同じお知らせ画面が表示される。アプリ数が増えるとお知らせ欄が縦長になり、スクロールが必要になる
方法② スペースを部署ごとに使い分ける
難易度：★★（多少の設定が必要） 費用：無料（kintone標準機能）
kintoneでは、メインのポータルとは別に「スペース」ごとのポータル画面を設定できます。「営業部スペース」「経理部スペース」のように部署別にスペースを作り、それぞれのスペースポータルに必要なアプリへのリンクを設置する方法です。
スペース内のアプリは、そのスペースの参加者にしか見えないため、1つ1つのアプリにアクセス権を設定するよりも効率的に情報を管理できます。
向いている企業：部署ごとに明確にスペースが分けられる組織
限界：各スペースポータルを個別に管理する必要があり、管理者の負担が増える場合がある。メインポータルの混雑は解決しない
方法③ アクセス権を細かく設定して見せ分ける
難易度：★★（設定数が多いと手間） 費用：無料（kintone標準機能）
kintoneでは、アプリごとに「どのユーザー・グループ・組織が閲覧できるか」をアクセス権で制御できます。営業部のアプリには営業部のみ、経理アプリには経理部のみがアクセスできるよう設定することで、各自が関係ないアプリを見なくて済むようになります。
ポイントは、個人単位ではなく組織やグループ単位でアクセス権を設定することです。個人単位で設定すると、メンバーの異動・入退社のたびに設定を変更する必要が生じ、管理コストが増大します。
向いている企業：アプリ数がある程度整理されていて、権限管理を強化したい場合
限界：アプリ数が多いと設定が膨大になる。ポータルの見た目自体は変わらない
方法④ JavaScript・CSSでポータルをカスタマイズする
難易度：★★★★（専門知識が必要） 費用：開発コストがかかる場合がある
JavaScriptやCSSを使えば、ログインしたユーザーの部署や役職に応じて表示するアプリを動的に切り替えるなど、高度なカスタマイズが可能です。ポータルを完全にオリジナルのデザインにすることもできます。
ただし、この方法には大きなリスクがあります。「作った人に依存する構造」になるため、担当者が異動・退職すると誰も触れなくなる属人化が発生します。また、kintoneのバージョンアップに伴い、カスタマイズが動作しなくなるケースもあります。
向いている企業：社内に開発チームがある、または外部の開発会社と継続的に契約できる場合
限界：管理者1〜2名の中小企業では現実的に難しい。属人化リスクが高い
方法⑤ ソトバコポータルを使う（管理者1人でできる最短の方法）
難易度：★（プログラミング不要） 費用：フリープランあり（期間制限なし）
プログラミングの知識が一切不要で、管理者が画面上のドラッグ&ドロップだけでポータルを整理できるWebアプリです。kintoneのサイボウズ プロダクトパートナーとして認定されており、安心して導入できます。
最短7分での導入が可能で、フリープランから始めてすぐに使い始めることができます。閲覧権限の設定にはkintoneの組織・グループをそのまま読み込むため、kintone側で組織やグループが整理されていればスムーズに導入できます。
| 比較軸 | ソトバコポータル | JavaScript開発 | スペース活用 |
|---|---|---|---|
| 操作難易度 | ★（ノーコード） | ★★★★ | ★★ |
| 部署別の表示切り替え | ○ | ○ | △ |
| 属人化リスク | 低い | 高い | 低い |
| 費用 | 無料〜 | 開発費用が必要 | 無料 |
| 導入時間 | 最短7分 | 数日〜数週間 | 数時間 |
ソトバコポータルでできること
ソトバコポータルは、「kintoneのポータルを整理したいが、技術的なハードルが高くて困っている」という管理者向けに作られたサービスです。
タブごとにアプリを分類し、部署別に閲覧制限をかけられる
アプリをタブごとに整理し、タブごとに閲覧権限（ユーザー・グループ・組織別）を設定できます。たとえば、以下のような構成が実現できます。
- 「営業部」タブ → 案件管理・活動履歴・顧客管理アプリのみ表示
- 「総務部」タブ → 配属・異動管理・従業員名簿・人事評定管理アプリのみ表示
- 「全社共通」タブ → 全員が使う社内連絡・掲示板アプリ
これにより、各ユーザーは自分の業務に関係するアプリだけが表示されるポータルになります。「あのアプリどこ？」という問い合わせが激減します。
ドラッグ&ドロップでいつでも整理できる
専門知識は一切不要です。画面上でアプリカードをドラッグ&ドロップするだけでレイアウトを変更できます。管理者1人でも短時間でポータルの整理が完了します。設定変更後は「ポータルを更新する」ボタンを押すだけで、kintoneに即座に反映されます。
kintoneのグラフ・通知・未処理レコードをポータルに集約
kintone内のグラフをリアルタイムで表示したり、通知・未処理レコードをポータルに一覧表示したりできます。毎朝kintoneを開いた瞬間に、その日の優先事項がわかるポータルを実現できます。
全体アナウンスで社内情報を一元発信
ポータルに1〜10件のアナウンスを表示できます（デフォルト3件）。kintoneを開くたびに社内の重要情報が目に入るため、メールやチャットとは別の情報共有ルートとして機能します。
限定公開機能で安心してテスト導入できる
全社に展開する前に、一部のユーザーやグループだけにポータルを公開するテスト導入ができます。実際に使ってもらいながらフィードバックを集め、全社展開できるため、管理者にとって安心して進められます。
こんな企業・管理者におすすめ
以下の条件に当てはまる場合、ソトバコポータルが特に力を発揮します。
| 状況 | 詳細 |
|---|---|
| アプリ数が多い | kintoneのアプリ数が30個以上あり、ポータルが整理されていない |
| 複数部署がある | 営業・経理・総務など、部署ごとに使うアプリが異なる |
| 管理者が少ない | kintone管理者が1〜2名で、整理に割ける時間が限られている |
| 専門知識がない | JavaScriptやHTMLの知識がなく、ノーコードで整理したい |
| 社員から声が上がっている | 「アプリが見つからない」「使いにくい」という声がある |
逆に、アプリ数が少なくシンプルな構成の企業や、社内に開発チームがあって柔軟なカスタマイズができる環境であれば、標準機能やJavaScriptカスタマイズで対応できる場合もあります。
まとめ
kintoneのポータルが使いにくくなる主な原因は次の3つです。
- アプリが際限なく増え続ける
- デフォルトポータルが「全員共通」の仕様
- 管理者のリソースが足りない
解決策としては、標準設定の活用・スペース活用・アクセス権設定・JavaScript開発・ソトバコポータルの利用という5つの方法があります。
管理者1人でやるなら、ソトバコポータルが最短の方法です。プログラミング不要・最短7分・フリープランで始められるため、今日からでも着手できます。
まずはフリープランで自社のkintone環境に合うかどうかを確認してみてください。
部署ごとのアプリの見せ分け方についてさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事もあわせてご覧ください。
👉 kintoneで部署ごとにアプリを見せ分ける方法【管理者向け】
本記事の情報は2026年2月時点のものです。kintoneの機能・仕様はサイボウズ株式会社により変更される場合があります。
